ビジネスメールとプライベートメールの違い

ビジネスメールとプライベートメールには、様々な違いがあります。まずはこちらの内容を詳しく見ていきましょう。

プライベートメールの場合

プライベートでメールやLINEなどをする際には、基本的には面識がある人に送ることになります。

このため多少誤字脱字があっても、相手との関係性が悪くならないというイメージを持つ人もいるでしょう。

でも実際には送る前に見返しているかどうかにより、誠実で信頼できる人だと思われる可能性があるのです。誤字脱字が少なく文脈がきちんとしている人は、今後も相手とよい関係を築いていけるでしょう。

ビジネスメールはどんなもの？

仕事で使うメールは、ビジネスeメールや仕事のメールと呼ばれることもあります。でもビジネスメールと呼ばれる場合が多いでしょう。

本来は会社のツールを利用して、コミュニケーションをとることになります。そして職場が同じ人から見て、ビジネスメールがきちんと書ける人かどうかはすぐに分かるもの。更には社外の人に送るケースでは、誤字脱字があったり敬語がきちんと使えていなかったりすると仕事がスムーズに進まないリスクもあります。

ビジネス文書との違い

ビジネスメールでは、「拝啓」などの挨拶は不要になるでしょう。でもビジネス文書では、きちんとした挨拶文を書くことになります。

この違いについてもよく理解したうえで、メールを使うことが大切でしょう。上手に使い分けができるようになると、社内でも社外でもスムーズなやりとりができて仕事がしやすくなります。

ビジネスメールを書く時にしない方がよいこと

ビジネスメールを書く時には、いくつかの注意点を把握しておくようにしましょう。仕事上で自分の責任になったり、同じ職場の人に迷惑をかけたりしてしまうのは避けるようにすることが必要です。

会社のメールアドレスを私用に使わない

会社のメールアドレスを、自分のもののように思っている人もいるかもしれません。でも本来は会社から仕事をするために貸与されているものです。

セキュリティに対する脅威を減らすためにも、私用で使わないようにしましょう。逆に私用のメールアドレスを業務用として使うのも、好ましくないのでやめておくことが賢明です。

誤送信をしない

宛先の確認をきちんとしなかったのが理由で、誤送信をしてしまうケースもあります。これにより会社の信用を失うだけではなく、損害賠償請求に至る場合もあるでしょう。

そして送られてきたメールに対してただ返信をしたつもりでも、実は知らない相手がCC（Carbon Copy）に入っていて、気づかずにデータを送ってしまうこともあります。このようなミスを避けるためにも、送る前にきちんと確認をして内容にも失礼がないかどうかをチェックする習慣をつけましょう。

ビジネスメールを上手く活用できる人の特徴

ビジネスメールが上手な人は、仕事ができるイメージがありますよね。実際に慎重で丁寧な性格の人は、ミスをすることが少ないと言えるでしょう。

ではビジネスメールを上手く使うためにも、お手本としたい人の特徴をお伝えしていきます。

タイピングスキルが高い

スピーディにミスが無いようにタイピングができる人は、ビジネスメールについてもスムーズに返信ができたり、文章作成をしたりすることが可能でしょう。

このため自分のタイピングスキルを日頃から高めるように、練習を積み重ねていくことが必要です。練習の成果が確認できるソフトやツールを使うと、やる気が増すため更にタイピングが上達しやすいでしょう。

相手の立場になって行動ができる

メールを受け取った側がどのような気持ちになるのかを想像できる人は、相手の立場になって行動ができる可能性が高いです。

このため失礼な言い回しにならないように、細心の注意を払えるでしょう。こちらとしては正しい表現だと思っていても、素っ気ない印象を与えてしまうことがあります。これを避けるには、余裕を持って文章作成ができるのが理想的です。そのためにも、タイピングは正確にそしてスピーディに行えるようにしておきたいですね。

まとめ

ビジネスメールに対しては、新入社員ではなくても「上手く書けない…」と悩んでいる人は多いです。

このため本を読んだり社内で相談をしたりして、ビジネスメールやビジネス文書が上手く書ける方法を考えてみましょう。この際に必要になるのがタイピングスキルです。どんなにきちんとした文章でも誤字脱字があったり返信速度が遅すぎたりすると、相手に与える印象が悪くなってしまいます。

できるだけ良い印象を与えるビジネスメールにするためにも、余裕を持ったタイピングを意識しておきましょう。