通販会社の入力業務はどのような時に必要？

通販会社の入力業務は、様々な時に必要になります。まずはいくつかの内容についてお伝えしていきましょう。

お客様からの注文の電話を受けた時

お客様からの注文には、ネットサイトの場合はネットからということが多いですよね。

でも注文したいけれど商品に対して更に詳しく知りたい時、相談をしながら注文をしたい時などは電話がかかってきます。

このためお客様からの注文に対して通販会社の入力業務が必要になるでしょう。

返品や交換の連絡

返品や交換の連絡についてはネット上でのやりとりだけでは、不安を感じるお客様も多いです。このため最初から電話にて連絡をしようと決めるお客様のために、通販会社の入力業務をすることになるでしょう。

サイズに対して何を基準に選べばいいのだろうと考えるのは、例えば交換の際の送料をお客様が負担をする必要があるからです。

このためできれば電話にて確認をしたうえで、返品や交換の連絡をしたいという思いがあるのでしょう。この時にも通販会社で入力業務をすることになります。

商品への苦情の電話対応

商品に対して苦情を伝えたいと思う時がお客様にあることも。この場合には電話にて連絡をするのですが、そこで対応をしながらも後から申し送りをして通販会社の入力業務をしてデータ保存する必要があります。

もし同じ内容にて苦情が来た時には、同じお客様の場合もあるでしょう。もしくは同じ対応の仕方をするべきかどうかも、社内で話し合う機会が必要になるのです。この時のためにも通販会社の入力業務はとても大切なものになるでしょう。

クレーム対応はとても大変な仕事ですが、今後のクレームを少しでも減らすためにも通販会社で入力業務をして、データを残しておくようにするのが必須です。

定期購入についてのご説明やご相談

化粧品などの定期購入の場合は、既に会員になっているお客様からの連絡が多いです。通販会社の入力業務をする時は「次の発送の時に〇〇という商品も足してほしい」「できれば一時的に〇〇の発送をストップしたい」などの内容は、ネット上では操作しきれないケースが多いでしょう。

ネットにて対応できる範囲をと思い、お客様が専用ページからログインするケースもありますが、電話にて連絡をする方が安心感があるという思いも。

このため通販会社の入力業務が必要になるでしょう。本人確認をしたうえで、購入状況などをデータでチェックをしてから話をするようになります。

そしてお客様からの連絡内容については通販会社の入力業務も含め、できるだけしっかりと対応をするのが顧客管理をしていくうえでも重要でしょう。

入力業務でタイピングが遅いとどうなる？

もし通販会社の入力業務の際にお客様から電話があり、タイピングが遅い場合にはどのような問題が起きやすいのでしょうか。いくつかの内容についてお伝えしていきます。

お客様を待たせてしまう

何名のオペレーターが稼働しているかにもよりますが、商品がかなり人気のある場合などにはお客様をずっと電話にて待たせてしまうこともあるでしょう。

しばらくお待ちくださいというメッセージを聞きながら、ずっと待つのは辛いものです。でもタイピングが速いオペレーターが通販会社の入力業務をしているとしたら、次のお客様にすぐにつなげるのも可能になるでしょう。

入力の誤りが発生することも

通販会社の入力業務においてデータ入力が遅いので、少しでも速くなろうと無理をしたことにより、誤ったデータを入力してしまうミスにつながるかもしれません。

このため後からその時のデータにより、更なる問題に発展してしまう場合もあるでしょう。このように考えると通販会社の入力業務をする人は、できるだけ正確なタイピングができることが望ましいのです。

多くのオペレーターを雇う必要性が出てくる

通販会社の入力業務のためにタイピングが遅い人を３人雇用するよりも、タイピングが速くて正確な人を１人雇った方が結果として効率よく仕事が回る場合もあります。

そして人件費削減につながる可能性もあるでしょう。このため既に通販会社の入力業務のために雇用した社員に対して、キーボード入力のスキルアップをするために、タイピング練習ツールを社内に導入することはとても意味があるのです。結果として社内にとってプラスになるケースは、とても多いと言えるでしょう。

まとめ

通販会社の入力業務について、得意なので入社をしたという人もいるでしょう。でもそうではなく入社をしてから、仕事をしていくうちにスキルが上がるという考えの場合も。

この場合にはなかなかお客様と接するのが大変だと感じて「通販会社の入力業務に対して甘く見ていたかもしれない…」と落胆をするかもしれません。

このような場合には上司に伝えるようにして、タイピング練習ツールを取り入れてもらうなどの工夫をするようにしてみましょう。そうすると社内全体が現状よりも活気づくことが期待できるのです。