事務職の種類や適性について
事務職はスキルや資格が必須という印象が薄く、専門的な知識が必要とされる専門職や技術職よりも順応しやすい、チャレンジしやすいなどのイメージを持つ人は多いでしょう。事務職の種類や、向いている適性などについて見ていきましょう。
事務職の主な種類について
事務職は、広い意味ではオフィスワークやデスクワークを主にする職務の全般とされるケースもあります。でも基本的には管理業務やサポート業務などで、間接的に会社を支える仕事でしょう。 生産や販売などで直接的に業績に携わる職務と対照的な仕事で、会社の組織や機能が円滑に回るように支えている、縁の下の力持ちといったイメージになります。 一般事務(OA事務)・営業事務・総務事務・経理事務・人事労務事務・法務事務・貿易事務などがあり、会社の組織体制によっては複数を兼ねるケースもあるでしょう。
事務職の利点について
事務職の利点としては、オフィスのデスクワークが中心で環境が良い職場で働けることや、事務職のスキルを持っていると在宅勤務のリモートワークにも対応しやすい点なども挙げられます。 子育てや介護・趣味といった、私生活と仕事の調和がとれたワークライフバランスを考慮した働き方がしやすい傾向にあるでしょう。 事務職はほぼ全ての会社に必要とされるため、事務職のスキルを身に付けていると転職などの際にも活かすことができるのも利点です。
事務職に向いている適性
事務職は体を動かす作業が少なく、データ整理や資料作成などのデスクワークが主体であり、単調になりがちな作業もコツコツと地道に辛抱強く集中してできる人が向いています。 自分自身が目立って活躍するよりも、裏方的に会社や部署を支えることに喜びを感じる献身的な性格、気配りや気付きができて正確性のある丁寧な仕事ができる人、責任感があり信頼できる人柄の人に合うでしょう。
事務職のスキルで重要視したい3選
事務職のスキルは、事務職の種類によっては、専門的なことも必要となるケースもありますが、事務職のスキルは基本的に共通する部分があります。その内容をお伝えしていきましょう。
パソコンのスキルは必須
事務職のスキルで最も必要とされ、事務職のスキルの基本としてはパソコンのスキルというものがあります。パソコンを主とするITツールは、デスクワークやリモートワークの仕事をするうえで欠かせません。 文書作成、データの整理や活用、各種資料作成、データの保存や管理などはパソコンで行うことがほとんどなので、事務職のスキルとして最重要と言えるでしょう。
ビジネスマナーは事務職の行動の基本
ビジネスマナーは社会人として、基本的なことは身に付けておきたいものですが、特に事務職のスキルとして重要です。 ビジネスマナーには様々なものがあります。身だしなみや言葉遣いだけではなく規律ある行動、挨拶や名刺交換の仕方、接客や電話の応対の仕方、メール文やビジネス文書の書き方なども含めて多岐にわたるでしょう。 信用を得て円滑に業務を遂行するためにも、事務職のスキルにおいてビジネスマナーは行動の基本になるのです。
コミュニケーションスキルも大事
事務職のスキルとして、コミュニケーションスキルも大事です。直接的に業務をサポートする関係性においては、報連相(報告・連絡・相談)は欠かせず、スムーズに効率よく仕事をする上でコミュニケーションは重要な要素に。 情報や新たな知識を得るためにも、コミュニケーションは意識すべきスキルです。社内だけではなく、社外の方と連絡を取り合うなど接する機会もあるでしょう。 好印象を与えて業務をサポートするうえでも、事務職のスキルとしてコミュニケーション力は大切です。
事務職のスキルを向上するには
事務職のスキルを向上して、即戦力として活躍したいという人は多いでしょう。では事務職のスキルを向上するための方法を紹介します。
パソコンスキルの向上
基本はWordやExcel・PowerPointなどの、Microsoft Officeソフトに慣れることです。市販の解説書での独学に、オンライン学習や通信講座で勉強する方法もあるでしょう。 MOS(Microsoft Office Specialist)の資格取得にチャレンジするのもお勧めです。事務職のスキルとして、パソコンスキルと同時にタイピング力の向上も必要でしょう。 タイピング練習ツールなどを活用して、タッチタイピング習得を目指すようにしたいですね。
ビジネスマナーやコミュニケーションスキルの向上
ビジネスマナーやコミュニケーションスキルに関する書籍などを読むと、一般的な知識を身に付けられます。スキルアップの講座などを受講してもよいでしょう。 事務職のスキルとして、ビジネス実務マナー検定や秘書技能検定などにチャレンジするのもひとつの方法です。
まとめ
事務職のスキルとして重視される内容や、即戦力として活躍するためのスキル向上の方法について紹介してきました。 紹介した事務職のスキルは、習得すると広い職種で基本となるものでもあり、社内での配置換えや転職する際にも、きっと役に立つのでスキルアップに努めるようにしたいですね。